FAQ et Mode d'emploi

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Didactitiel signature électronique

A la création d’un docsenligne, on me demande un «code affaire», est-ce mon mot de passe ?

NON. L’interface docsenligne vous permet de créer une multitude de documents. Afin de les reconnaître et mieux les archiver, "le code affaire" demandé correspond au titre du fichier, propre à chaque document. Ex : «VENDEUR X ACQUEREUR Y ».

A la création d’un docsenligne, des zones colorées apparaissent. Que représentent-elles ?
Les zones surlignées représentent les zones de saisie à remplir sur votre document.

Je ne vois pas de zone colorée, je n'arrive pas à remplir mon document. Pourquoi ?

Votre écran est certainement mal réglé, il faut augmenter le contraste dans les paramètres de votre écran.

A quoi sert l'onglet "dupliquer" à droite de mon document?
Cet onglet vous permet de créer un nouveau document, qui reprendra toutes les données remplies dans le fichier sélectionné. La duplication d'un document est assimilée à la création d'un document, débitant votre compte du nombre d'unités correspondant.

Comment renseigner mes informations agence et intégrer mon logo ?
Rendez-vous dans "mon compte". Vous pouvez renseignez vos mentions obligatoire dans "Votre tampon pour DocEnLigne". Attention, seuls les 8 premières lignes seront visibles.
Insérez votre logo en cliquant sur "choisir un fichier".

Mes informations récurantes (médiateur, n°de carte profesionnelle, adresse...) peuvent-elles être reprises dans les documents de façon automatique ?
OUI : pour celà renseignez "vos informations société" dans "mon compte". Les éléments seront repris automatiquement dans les documents dans les champ prévus à cet effet.

Comment enregistrer un document sur mon ordinateur?
Lorsque vous complétez un document, cliquez sur "PDF en cours d'élaboration" ou sur "PDF original". A l'ouverture du document pdf cliquez sur "télécharger" puis "enregistrer-sous". Le document est alors sur votre ordinateur. Vous pouvez également l'imprimer.

J’ai cliqué sur le logo « imprimante » pour éditer mon document, et depuis, je ne peux plus le modifier. Est-ce normal ?
OUI. Le document, à la création, est «en cours d’élaboration». Cet état signifie que vous pouvez modifier votre document, l’enregistrer, le fermer et revenir dessus.
Si vous souhaitez l’imprimer pour le visualiser sur papier, il vous suffit de cliquer sur le logo pdf.
Une fois que votre document est prêt, vous pouvez l’imprimer en original. Il devient alors définitif, non modifiable.
Si vous l’avez imprimé en définitif par erreur , vous pouvez choisir de dupliquer le document afin d’en créer un nouveau, qui reprendra les données du document précédent.

J’ai imprimé mon document mais toutes les zones de texte ont disparu, je ne peux pas le remplir à la main. Pourquoi ?
Les docsenligne sont interactifs. Le format du document s’adapte au texte rempli dans chaque champ.
Si vous l'imprimez avant de le remplir, toutes les zones de texte disparaissent, les paragraphes sont ajustés car le document s’est adapté au contenu.

J’ai modifié mon document mais les données n’ont pas été enregistrées, que faire ?
A l’image d’un document Word, toute modification doit faire l’objet d’un enregistrement avant la fermeture du document. Il suffit pour cela de cliquer sur la disquette en haut à gauche de la fenêtre.
Pour votre confort, un enregistrement automatique s’effectue toutes les 10 minutes, et à chaque changement de page.

A chaque fois que je supprime un document, les unités ne sont pas re créditées. Pourquoi ?
Lorsque vous créez un nouveau document, il est modifiable indéfiniment dès lors qu’il reste en cours d’élaboration.
Si vous le supprimez, le document est perdu, il faut en créer un nouveau.

J’ai supprimé mon document. Puis-je le récupérer?
NON. Lorsque vous supprimez un document, il est alors perdu, effacé définitivement de votre liste de documents.
Vous ne pouvez pas le récupérer.

Mes documents "en saisie"/en cours d'élaboration sont-ils conservés indéfiniment sur mon compte ?
NON. Dans un soucis de nettoyage de notre base de données, tous les documents "en saisie", non-publiés en original, seront supprimés automatiquement 6 mois après leur date de création.

Je ne vois pas mes documents dans mon historique alors que je viens de créer un document, mon document est-il perdu ?

NONvous utilisez probablement internet explorer comme navigateur internet. Utilisez Google Chrome. 
Une fois connecté, retournez dans "historique du compte", vos documents d'afficheront.

J’ai laissé mon document ouvert, mais les données ont été perdues. Pourquoi ?
Votre document est enregistré toutes les 10 minutes. Cependant, sa durée d’ouverture est limitée à 120 minutes afin de prévenir d’éventuelles problèmes techniques.
Nous vous conseillons d’enregistrer et fermer votre document lorsque vous stoppez la saisie afin que toutes les données remplies soient conservées.

Lorsque j'ouvre mon document ce message s'affiche : "OUPS ! Ce document semble déjà ouvert dans une autre page ou sur autre ordinateur. Merci de vérifier", que faire ?
L’utilisation des documents en ligne est conçue pour une utilisation mono-poste et mono-navigateur. Si vous ouvrez un même document depuis deux postes ou deux navigateurs ce message s'affichera. Déconnectez un des postes et recommencez la saisie du document.

Nous avons plusieurs comptes clients au sein de l’agence, puis-je consulter les docsenligne de mon collègue depuis ma session ?
OUI. Vous pouvez gérer les documents de vos collaborateur depuis votre espace. Un paramétrage de votre compte est nécassaire. Nous contacter au 04 76 84 52 22 pour plus d'information.

Puis-je faire une passerelle entre l'interface docsenligne et mon logiciel clients?
BIENTOT...

Lorsque j'imprime mon document en cours d'élaboration ou en définitif, un onglet "Afficher" apparait sur mon historique. A quoi cela correspond-il?
La colonne "Afficher" de votre historique correspond à la dernière version pdf imprimée pour votre document. Vous pouvez la consulter depuis le site www.edpref.com ou l'enregistrer sur votre ordinateur.

Je n’ai plus d’unités, comment recharger mon compte ?
Pour commander des unités, il vous suffit de vous connecter sur le site, Rubrique docsenligne puis Achat d’unités.
Vous pouvez commander le nombre nécessaire à la création d’un document, ou créditer votre compte de plusieurs unités pour une utilisation dans la durée.

N’hésitez pas à nous faire par de toute interrogation ou suggestion à propos des docsenligne : contact@edpref.com

 

Mode d'emploi

 

 

 

Didactitiel signature électronique


Pour toutes questions concernant la signature électronique, n'hésitez pas à contacter le support SELL&SIGN par email via l'adresse support@calindasoftware.com .


Comment accéder à mon espace abonné SELL&SIGN ?
Rien de plus simple ! Il vous suffit de vous connecter sur notre site edpref.com et de vous identifier sur la page d’accueil, cliquez ensuite sur l’onglet orange « docsenligne » puis sur le bouton « Signature » dans le menu à gauche. Vous verrez apparaître votre back office SELL&SIGN où vous retrouverez l’ensemble de vos transactions.

À quoi correspondent les différents onglets sur mon back office (Contrats en cours, Contrats à valider, …) ?
Les onglets présents sur votre back office SELL&SIGN correspondent aux différents états du contrat.
Le contrat est en cours lorsqu’il a été préparé mais pas signé. Soit il n’a pas encore été présenté à la signature, soit il est en attente de la signature d’un ou plusieurs signataires. Dans le second cas, il vous faudra relancer le ou les signataire(s). Il vous suffit de sélectionner le contrat et de cliquer sur le bouton « Relancer », présent en bas à gauche de la page.
Le contrat est à valider lorsqu’il a été signé par l’ensemble des signataires mais qu’il doit être contresigné et donc validé par votre organisation. Une fois validé, le contrat sera scellé, communiqué aux différents signataires et passé en archivage.
Le contrat est validé lorsque la version finale a été communiquée à l’ensemble des signataires. Il sera archivé automatiquement après un court délai.
Le contrat est archivé lorsqu’il a été transmis au tiers d’archivage légal qu’est DOCAPOST.
Le contrat est abandonné lorsque vous l’avez abandonné manuellement ou que le délai maximal de signature ou de validation de 30 jours a expiré.

Quels sont les champs obligatoires lors de la création d’une fiche client (en utilisant le lien d’accès direct à SELL&SIGN prévu sur le site Edpref) ?
Lors de la création d’une fiche client, les champs obligatoires sont : le prénom du signataire, son nom, son adresse complète (rue, code postal, ville et pays) et son numéro de téléphone portable qui doit être unique et personnel. Il est également obligatoire de préciser son adresse mail personnelle pour que le client reçoive le contrat finalisé sur cette dernière.

Un des mes clients signataires est à l’étranger, comment procéder ?
Dans le cas d’une signature à distance avec un ou plusieurs signataire(s) à l’étranger, le fonctionnement reste le même. La seule précaution à prendre est de vous renseigner si ce client possède également un numéro étranger. Si c'est le cas, il sera indispensable de spécifier l’indicatif téléphonique du pays dans le champ "Téléphone" lors de la création de la fiche client. Vous retrouverez ici l'ensemble des indicatifs téléphoniques internationaux : http://www.indicatif-pays.com/indicatif-telephonique.html

Sur quels navigateurs web puis-je utiliser SELL&SIGN ? Et quels systèmes d’exploitation mobile ?
L’utilisation de SELL&SIGN est compatible avec de multiples navigateurs web néanmoins nous vous conseillons de privilégier l’utilisation de Google Chrome. Pour les versions mobiles, iOS version 9.2 ou plus récente pour le système d’exploitation IOS, Android version 5.0 ou plus récente pour Android et Apps compatibles avec Windows 8.1.10 ou plus récente pour Windows.

Est-il possible de rectifier l’ordre des signataires et comment procéder ?
OUI. Le fait de rectifier l’ordre des signataires vous permet de réorganiser l’ordre des pavés de signature sur votre document. Cette possibilité s’offre à vous lorsque vous avez plus de 2 signataires pour votre contrat. Sur la page de sélection des différents signataires, il vous suffit d’utiliser les flèches ou d’attribuer le numéro correspondant à chaque signataire.

Un document peut-il être signé par plusieurs signataires ayant la même adresse mail dans le cas d’une signature à distance ?
NON. Pour une signature à distance, chaque signataire doit avoir sa propre adresse mail où il recevra l’email contenant un lien vers le document à signer.

Est-ce que je peux archiver mes documents signés en toute sécurité avec SELL&SIGN ?
OUI. SELL&SIGN offre une solution d’archivage. Grâce à un tiers de confiance nommé DOCAPOST et représentant une autorité de certification, d’horodatage et d’archivage, vos contrats signés sont archivés dans un coffre-fort électronique.
Il est tout de même conseillé de conserver une copie de vos documents signés dans un fichier dédié sur votre ordinateur ou votre tablette.

Y a-t-il un délai à respecter pour signer et valider les contrats ?
OUI. En effet, ce délai est par défaut de 30 jours. Passé ce délai, le signataire ne pourra plus signer le document en cliquant sur le lien correspondant. C’est également le cas pour un document signé mais non-validé dans ce délai, il sera alors annulé et les différentes signatures invalidées.

Comment abandonner manuellement un contrat ?
Pour réaliser cette opération, il vous faudra sélectionner votre contrat qui se trouve dans l’onglet « Contrats en cours » et l’abandonner grâce au bouton « Annuler », présent en bas à gauche de la page. Vous retrouverez automatiquement ce contrat dans l’onglet « Contrats abandonnés » après quelques secondes.

À quoi sert la fonction Liasse ?
Cette fonction permet de regrouper plusieurs contrats (au format PDF) à faire signer dans une même opération. Ainsi, votre/vos client(s) valide(nt) d’une seule signature les différents contrats. C’est une fonction principalement destinée à la signature de documents à distance.

À quelle(s) contrainte(s) est soumis l’ajout de pièces jointes ?
Vous n’êtes pas limité en termes de nombre, ni de format. Les exemples de formats possibles sont nombreux : PDF, JPEG, PNG, Zip, Excel, etc … Néanmoins, la taille de chaque pièce jointe est limitée à 100MB.

Une fois signé, en combien de temps me revient le contrat ?
Après signature par l’ensemble des signataires, le contrat sera instantanément disponible sur votre back office dans l’onglet « Contrats à valider », vous serez également alerté par mail.

Le signataire a signé le contrat mais je ne peux pas le valider, quel est le problème ?
Le contrat ne peut être validé que lorsque tous les signataires ont signés le document.
La première possibilité est que seul un des signataires est signé le contrat. Il vous faudra donc relancer le(s) signataire(s) supplémentaire(s) dans l’onglet « Contrats en cours ». Il vous suffit de sélectionner le contrat et de cliquer sur le bouton « Relancer », présent en bas à gauche de votre page.
La seconde possibilité est que vous ayez ajouté plusieurs signataires à votre document en pensant que les autres seraient simplement en copie. Il vous faudra donc reprendre ce contrat et supprimer les signataires additionnels, puis le refaire signer par le premier signataire. Pour cela, depuis le front office choisir le même client, et dans l'historique de transaction cliquer sur "Reprendre", puis sur "Reprendre" dans la boîte de dialogue qui demande confirmation pour ré-ouvrir la transaction.

Comment contresigner et donc valider un contrat quand tous les signataires l’ont signé ?
Une fois que votre document a été signé par l’ensemble des signataires, il apparait dans votre back office dans l’onglet « Contrats à valider ». De plus, vous recevez une alerte par mail. Il ne vous reste plus qu’à le vérifier et à le valider d’un clic pour finaliser la transaction.